Personuppgifter

Hur Stenungsundshem hanterar dina personuppgifter

Vad är en personuppgift?

Personuppgifter är all information som kan användas för att identifiera en enskild person. Exempel på detta kan vara grundläggande uppgifter om dig som namn och kontaktuppgifter, men även historik över fel-/ärendeanmälningar, störningsrapporter och sökta lägenheter.

Situationer när Stenungsundshem behandlar dina personuppgifter

Bostadssökande
Om du söker bostad hos Stenungsundshem kommer vi att behandla dina personuppgifter för att kunna hantera din ansökan och för att lämna prenumerations-/visnings- och kontraktserbjudanden till dig. De hanteras i vårt uthyrningssystem Vitec Marknad. Om du inte önskar stå kvar i kön kan du begära att vi rensar bort och raderar dina personuppgifter.

När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Då behöver vi t.ex. uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten och behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna.

Vi är ett kommunalt allmännyttigt bostadsföretag och omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Det innebär att vi bevarar allmänna handlingar i vårt arkiv. Allmänna handlingar är handlingar som skickas in till oss eller handlingar vi själva upprättar, t.ex. hyresavtal, brev och intyg. Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter i handlingar enligt vår dokumenthanteringsplan.

Hyresgäst

När du blir kund hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi t.ex. dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver.

Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig.

Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det t.ex. förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.

Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan t.ex. gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet ett företag som tillhandahåller bredband eller el, eller ett inkassoföretag. Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut.

Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta. Ett borgensåtagande, beslut om förvaltare eller god man raderar vi två år efter åtagandets eller beslutet har upphört att gälla.

Elektroniska nycklar

I många av Stenungsundshems fastigheter använder vi oss av så kallade elektroniska nycklar (även kallade ”tags” eller brickor).  I det elektroniska nyckelhanteringssystemet lagras passager/dörröppningar i 30 dagar för tekniskt underhåll och felsökning och bokningsloggarna från tvättstugan i 100 dagar. Dessa händelser är en form av personuppgifter.

Ändamålen med behandlingen av personuppgifterna är att du/ni ska kunna öppna de dörrar ni behöver i ert bostadsområde samt boka er tid i tvättstugan. På vissa adresser finns möjlighet att lägga in namn och telefonnummer på porttavlan/porttelefonen om du/ni som hyresgäst vill.

Stenungsundshem grundar behandlingen av personuppgifter på ett berättigat intresse, i enlighet med artikel 6.1 e i Dataskyddsförordningen.

Uppgifterna kan komma att lämnas ut till Polisen vid en eventuell brottsutredning.

Avflyttad

Om du varit hyresgäst hos Stenungsundshem, men avflyttat och vi fortfarande har ett ekonomiskt krav på dig gällande hyres- eller reparationsskuld, kommer vi att behandla dina personuppgifter för att kunna skicka information till dig och hantera regleringen av dessa ekonomiska krav. Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter enligt vår dokumenthanteringsplan. Exempelvis säger bokföringslagen att vi måste spara uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, t.ex betalningar, i sju år inklusive innevarande år.

Hur hanterar vi dina personuppgifter?

Vi behandlar vi dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen GDPR (EU) 2016/679 samt vägledningen framtagen av Sveriges allmännytta samt interna riktlinjer och rutiner.

De entreprenörer och leverantörer vi anlitar, har informerats om våra riktlinjer gällande personuppgifter. De får, när de startar ett samarbete med oss, skriva under en försäkran om att hantera de personuppgifter de behöver för att utföra sitt arbete, på ett sätt som följer dessa riktlinjer.

Bevarandetid

Vi hanterar bara dina personuppgifter så länge du är kund hos oss, det vill säga bostadssökande eller hyresgäst. Undantaget är i det fall du inte längre är hyresgäst men har en skuld till Stenungsundshem. När du inte längre är kund raderas dina personuppgifter från våra system. En loggning av uppgifterna finns kvar i ytterligare ett år, sedan raderas även den.

Vad gäller bilder där det finns ett samtyckesavtal (vilket ska finnas efter 25/5 2018), bevaras dessa bilder tillsvidare, om du inte kräver att samtyckesavtalet ska upphöra.

Rätt till information om uppgifter

Om du är bostadssökande eller hyresgäst har du rätt att kostnadsfritt, en gång per kalenderår, begära ett registerutdrag från oss. Begäran ska göras skriftligen, vara undertecknad av dig, samt innehålla ditt namn och personnummer till Stenungsundshem, Box 44, 444 21 Stenungsund.

Rättelse av uppgifter

Du kan också begära rättelse eller radering av dina personuppgifter. Detta gör du enklast genom att kontakta oss på info@stenungsundshem.se

Personuppgiftsansvar

Personuppgiftsansvarig, det vill säga ansvarig för alla behandlingar av personuppgifter som utförs, är: Stenungsundshem AB, org.nr: 556338-1325, Box 44, 444 21 Stenungsund.